Quy trình tổ chức sự kiện:

Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẫu nhỏ chi tiết.

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.

Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:

– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện

+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…

+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

– Giai đoạn thực hiện sự kiện:

+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

+ Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.

Quy trình tại một công ty quảng cáo - các thành phần tham gia vào một sự kiện

Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:

+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.

+ Nhà tổ chức sự kiện.

+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…

+ Khách mời tham gia sự kiện.

+ Khách vãng lai tham dự sự kiện

+ Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.

Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Các chuyên gia thường ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. Sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã,… là những phác họa cơ bản nhất về một chuyên viên tổ chức sự kiện yêu cầu cần phải có.

Yêu cầu lao động trong nghề tổ chức sự kiện

– Khả năng sáng tạo luôn là ưu tiên hàng đầu mà một người làm tổ chức sự kiện cần phải có. Bởi, bất cứ một sự kiện nào tổ chức ấn tượng, sang tạo đều có sức hút đặc biệt đối với công chúng.

– Người làm tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi phải có tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề và công việc mà máy móc khó có thể thay thế con người.

– Tính tổ chức cao đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các bộ phạn nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện.

– Người làm sự kiện luôn phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn, bởi họ vừa phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, lại vừa đòi hỏi sự năng động sáng tạo.

– Do đặc tính nghề nghiệp dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau mà đòi hỏi luôn phải có thái độ vui vẻ và chuẩn mực trong công việc.

Chân dung một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Người chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải hội tụ đầy đủ 4 yếu tố: kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.

Về kiến thức

+ Có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu

+ Có hiểu biết về khách hàng mục tiêu của sự kiện

+ Có kiến thức xã hội

Về kỹ năng

+ Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện

+ Kỹ năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả sự kiện.

Về khả năng

+ Khả năng sáng tạo

+ Khả năng quan sát chi tiết cao

+ Có khả năng đi xa

+ Khả năng xử lý tính huống

Về thái độ

+ Lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn

+ Chịu Làm việc với áp lực cao từ nhiều phía (công ty, khách hàng, đối tác)

+ Cầu tiến, biết lắng nghe

+ Học cách nói chuyện với tất cả mọi người, xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người

Tóm lại một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải hội tụ được tất cả các yếu tố sáng tạo, khả năng làm việc với cường độ, áp lực cao, khả năng làm việc nhóm, khả năng viết kế hoạch, triển khai kế hoạch, thái độ nhiệt tình, cầu tiến, hòa đồng,….

Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:

Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.

– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện.

Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.

– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả.

Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.

Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.

– Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó.

Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

– Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ.

Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.

Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng file Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.

– Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất.

Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.

– Lập kế hoạch B cho mọi tình huống.

Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

– Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp.

Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.

Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

– Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công.

Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện.  Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.

Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.

– Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện.

Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ê kíp thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,... là những vật dụng không thể thiếu.

Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.

– Chi tiêu trong phạm vi ngân sách.

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.